Переходим на онлайн кассу поэтапно

Лето уже близко, а с 1 июля 2019 года предприниматели, которым не отсрочили переход, будут обязаны торговать с контрольно-кассовой техникой. Давайте поэтапно рассмотрим переход на онлайн кассу.

Этап 1. Покупка кассового аппарата

Одно из главных требований к кассе при покупке – модель контрольно-кассовой техники должна быть одобрена налоговой службой и включена в реестр ККТ. Применение онлайн кассы, не размещенной в реестре, противоречит требованиям №54-ФЗ и является правонарушением. Реестр представлен на официальном сайте налоговой службы и постоянно обновляется.

Этап 2. Выбор фискального накопителя

Фискальный накопитель (ФН) один из ключевых элементов взаимодействия кассы и оператора фискальных данных, который перенаправляет информацию о торговле в ФНС. Все онлайн кассы работают исключительно с наличием ФН. ФН может идти в комплекте с кассой, а также его можно купить отдельно. Отметим, что ФН должен отвечать следующим требованиям:
1. Модель ФН обязательно должна быть включена в реестр ФН налоговой службы. Применение ФН не включенного в реестр – правонарушение.
2. Срок службы ФН должен соответствовать категории налогоплательщика. Например, сезонная торговля, торговля алкогольной продукцией предусматривает использование ФН на 13 или 15 месяцев. Все требования относительно срока службы ФН отображены 6 пунктом статьи 4.1 Закона №54-ФЗ.

Этап 3. Договор с оператором фискальных данных

Оператор фискальных данных (ОФД) является посредником между ФНС и онлайн кассой. ОФД принимают информацию с кассы, хранят ее, перерабатывают и направляют в информационную систему налоговой службы. Разрешение на работу с фискальными данными ОФД выдается ФНС. Список аккредитованных ОФД, получивших разрешение, представлено на официальном сайте налоговой. Работать и заключать договор можно только с ОФД, включенным в данный перечень.

Услуги ОФД являются платным сервисом. Помимо базового пакета работы с фискальными данными, ОФД могут предоставлять дополнительные услуги за доплату. Например, предоставлять аналитические данные по продажам в разрезе каждой онлайн кассы, торговой точки и т.д.

Этап 4. Постановка на регистрационный учет онлайн кассы в ФНС

Постановка онлайн кассы на регистрационный учет имеет несколько шагов:

– Подача заявления в ФНС.
Заявление в налоговую можно направить в бумажном виде (форма утверждена приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484), посетив ближайшую налоговую инспекцию лично, через представителя или по почте с описью вложения. Также можно подать заявление в электронном виде, используя личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или через своего ОФД. Электронный формат заявления подписывается квалифицированной электронной подписью, поэтому приобрести ее нужно заранее.

– Получение регистрационного номера в ФНС.
После подачи заявления в течении одного рабочего дня из налоговой службы будет направлен регистрационный номер новой ККТ. В этот же день следует записать в ФН: регистрационный номер кассы; полное наименование организации или ФИО предпринимателя; информация о ККТ и ФН, дополнительные данные, требуемые для оформления отчета о регистрации.

– Отправка отчета о регистрации кассы в ФНС.
Внеся регистрационный номер и другую информацию в кассовый аппарат, необходимо создать отчет о регистрации, выгрузка которого будет автоматической. В течении одного рабочего дня следует выслать этот отчет в ФНС в бумажном виде или в электронном виде посредством личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС или через ОФД.

– Получение регистрационной карточки.
ФНС после получения отчета направит карточку регистрации онлайн кассы в течение десяти рабочих дней с момента подачи заявления на регистрацию. Регистрационная карточка направляется только в электронном формате в личном кабинете на сайте ФНС или через ОФД, бумажный вариант карточки можно запросить в налоговой и инспекции, посетив ее лично. Получив карточку, можно начинать торговлю – все Вы перешли на работу с онлайн кассой.

Не забывайте! Вы вправе претендовать на компенсацию и учесть расходы на покупку и обслуживание онлайн кассы. Если заранее купить и зарегистрировать ККТ, можно уменьшить налог можно на сумму расходов, не превышающую 18000 рублей на каждую купленную кассу.