Онлайн касса для управляющей компании

Требования №54-ФЗ с 01.07.2019 года распространяются на управляющие компании (УК), жилищно-коммунальное хозяйство (ЖКХ) и товарищество собственников жилья (ТСЖ). Все расчеты в деятельности данных организаций должны производиться с использованием онлайн кассы, которые формируют, печатают, сохраняют фискальную информацию и отправляют ее оператору фискальных данных (ОФД).

Действующее законодательство определяет, что при получении коммунальных выплат управляющая компания обязана выдать чек, вне зависимости от того как был произведен расчет – наличным или безналичным способом. Кассовый чек должен выдаваться при оплате за жилье и его содержание, расчетах по капитальному ремонту и коммунальным счетам.

Как изменится порядок работы УК с онлайн кассой?

Владелец жилья, получив квитанцию, может внести оплату с помощью банка, платежного терминала, наличными в офисе УК или на сайте компании. Квартплата поступает на счет организации, и бухгалтерия распределяет оплату по конкретным статьям, далее требуется онлайн касса.

Данные об оплате заносятся в кассу, формируя фискальный документ – кассовый чек. Есть два способа: первый – со специальной утилитой, которая будет автоматически переносить данные из бухгалтерии в ККТ, второй – работать без ПО, вводя данные вручную.

После поступления информации о платеже онлайн касса начинает обработку данных, сохраняя сведения на фискальный накопитель. Далее касса направляет информацию через интернет оператору фискальных данных (ОФД), который после обработки высылает данные в налоговую службу.

Для жильца, оплатившего квартплату, касса формирует электронную версию чека, который позднее бухгалтерия или специальное ПО вышлет на e-mail или мобильный телефон плательщика. Отсутствие контактной информации (номер телефона или адрес почты) не избавляют от необходимости формирования чека, ведь в любой момент по требованию жильца чек должен быть выдан.

Оплата от владельцев жилья может производиться:

• в офисе ЖКХ, УК, ТСЖ

Владельцы жилья могут осуществлять расчеты по коммунальным платежам, капремонту и другому напрямую в офисе управляющей компании. Оплата может производиться наличными или банковской картой, выдача чека после расчета обязательна. Стоит отметить, что касса для УК при безналичных расчетах обязательна, как и направление электронных чеков на e-mail или телефон по просьбе жильца, производящего оплату.

• по квитанции онлайн или в банке 

В этом случае управляющей компании также обязательно применять ККТ. Согласно законодательству, банки не работают с кассовыми аппаратами, поэтому не будут выдавать плательщикам кассовый чек. Банк при получении оплаты, информирует УК о поступлении платежа (без детализации), и ответственным за направлением фискальной информации в налоговую службу остается управляющая компания.

Как в таком случае отдать чек жильцу? Кассовый чек может быть направлен в электронной форме, если имеется номер телефона или e-mail. Бумажный чек владелец жилья может получить, посетив офис организации.

Какую онлайн кассу выбрать для управляющей компании? Согласно №54-ФЗ, кассовый аппарат должен:

• внесен в реестр контрольно-кассовой техники, сформированный налоговой службой,

• поддерживать работу с фискальным накопителем,

• подключаться к интернет-сети и взаимодействовать с оператором фискальных данных.

Остальные характеристики ККТ зависят от выбранного управляющей организацией способа получения оплаты.

Для приема оплаты в офисе, подойдет любая онлайн касса, соответствующая требованиям №54-ФЗ. В случае, когда платежи принимаются через банкоматы, онлайн сервисы, банки, можно использовать:

• ККТ, подключенную к компьютеру, что позволит получать данные о платежах из банка и выгружать детальную информацию о расчетах в кассу, которая затем формирует чеки и уведомляет ОФД.

• Облачную онлайн кассу, взятую в аренду. Информация о поступлении оплаты на счет УК фиксируется и направляется на облачную ККТ, которая создает чек и информирует ОФД.

При установке онлайн кассы в офис, нужно учесть, что устройство потребует подключения к интернет-сети, и должно иметь удобное управление и простую настройку.

Понятными и простыми для неопытных пользователей являются смарт-терминалы, работа с которыми напоминает управление обычным смартфоном. Преимуществами ККТ данной категории является сенсорный экран, масса приложений-помощников и адаптированность к работе с безналичными платежами. Наиболее популярными моделями являются: Эвотор 5, Эвотор 7.2, Атол Сигма 7, Атол Сигма 10.

Всегда ли обязательна онлайн касса для УК, ЖКХ и ТСЖ?

Управляющие организации вправе не использовать онлайн кассу только в том случае, когда все расчеты с владельцами жилья осуществляются через посредника, к примеру, расчетный центр или Почту России. В подобном случае обязанность выдавать чеки отводится на организацию-посредника. Квартплату от жильцов посредник направляет на счет управляющей компании, поэтому контрольно-кассовая техника не нужна. УК, ЖКХ и ТСЖ могут работать без кассового аппарата только при получении платежей через организацию-посредника.

Чем грозит УК работа без онлайн кассы?

Контроль за работой согласно требованиям №54-ФЗ и отслеживание правонарушений возложено на ФНС.

Невыдача чека со стороны ЖКХ и ТСЖ при расчете за квартплату, капитальный ремонт и иные услуги может закончиться штрафов в размере 2000 рублей для должностного лица и суммой в 10000 рублей для юридического лица.

Работа без применения кассового аппарата выльется в изъятие половины или полной суммы, проведенной без ККТ, не меньше 10000 рублей для должностного лица и не меньше 30000 рублей для юридического лица.

Штрафы не единственная мера наказания, в особых случаях организацию могут отстранить от деятельности на 90 дней.

До наступления июля 2020 года, ЖКХ и ТСЖ можно не волноваться о штрафах, ведь поправками №171-ФЗ был введен мораторий на привлечение к ответственности за нарушения действующего законодательства. Мораторий исключает наказание ЖКХ, ТСЖ и управляющих компаний за неприменение ККТ, невыдачу кассовых чеков и иным нарушениям №54-ФЗ.

Все меры наказания откладываются до 01.07.2020 года, но это не означает отсрочку от перехода на ККТ. Налоговая служба продолжает фиксировать случаи неприменения кассовых аппаратов, невыдачи чеков, и для ФНС это останется правонарушением.